Moneybird offerte workflow instellen + opvolgen

Hoe stel ik een offerteworkflow in Moneybird in? In het workflowoverzicht van je offerte-workflow stel je onder meer teksten in en onder Verzending wanneer een offerte verloopt — zo beschrijft Moneybird het in offerte-workflow instellen. Bij een nieuwe offerte kies je welke workflow geldt. Kan Moneybird automatisch herinneringen sturen voor offertes? Nee: voor offertes kun je de offerte opnieuw versturen, maar er is geen aparte automatische herinnering zoals bij facturen (offerte verzenden). Dit artikel gaat over die moneybird offerte workflow: wat je in Moneybird instelt, wat de verloopdatum op de offerte betekent, en hoe je het gat na verzenden vult — met een link naar Moneybird offerte herinnering voor alles over herinneringen zelf.

Workflow in Moneybird: twee sporen die je niet door elkaar haalt

In Moneybird heet “workflow” een set standaardregels rond een documenttype. Voor facturen kun je in de factuurworkflow automatische herinneringen inschakelen als een factuur te laat is (factuurworkflow, automatische factuurherinnering). Dat is bedoeld voor openstaande debiteuren na levering.

Voor offertes is de workflow iets anders: verzenden, geldigheid, teksten rond acceptatie — niet een reeks herinneringsmails op vaste dagen zolang de offerte openstaat. Dit stuk gaat over het offerte-spoor en wat je na het versturen nog zelf moet regelen.

Als je alleen factuurherinneringen hebt ingericht, los je daarmee geen stille offertes op. Combineer een goede offerte-workflow met een bewust opvolgingsplan — handmatig of met een tool die alleen open offertes mailt.

Offerte-workflow instellen: waar Moneybird je wél helpt

Moneybird beschrijft offerte-workflow instellen als de plek voor standaardteksten en het verloop van offertes. In de help staat onder Verzending dat je kunt instellen wanneer een offerte verloopt — dat voedt de geldig tot-datum die op de offerte en in je overzicht terugkomt.

Per workflow kun je daar ook onder meer instellen (zelfde helpartikel):

• Taal van de offerte
• Titel op het document (offerte, aanbieding of begroting)
• Valuta en of bedragen inclusief of exclusief btw worden getoond
• Standaard bijlagen, zoals algemene voorwaarden
• Of de klant de offerte online accepteert
• Een vaste workflow per contact opslaan, zodat je bij dat contact niet telkens opnieuw hoeft te kiezen

Praktische stappen die in de help passen (controleer altijd je eigen Moneybird-versie):

1. Open in het workflowoverzicht de offerte-workflow die je wilt gebruiken (of kies bij een nieuwe offerte de juiste workflow).
2. Bekijk de tabbladen voor teksten rond verzenden en acceptatie; pas ze aan op je huisstijl.
3. Onder Verzending stel je in na hoeveel dagen een offerte verloopt — dat is de standaard verloopdatum voor nieuwe offertes in die workflow.
4. Sla op. Kies bij nieuwe offertes bewust de juiste workflow bij het contact. Wijzig je later de workflow op een bestaande offerte, dan verandert volgens de help de workflow wel, maar de teksten op die offerte niet — bewust zo, zodat handmatige aanpassingen in vrije tekstvelden behouden blijven (sectie Workflow wijzigen terwijl de offerte al open staat).

Meer over wat “verlopen” betekent voor je klant en je administratie: geldigheidsduur offerte en offerte verlopen.

Geldig tot, status verlopen en wat Moneybird niet automatiseert

Op elke offerte staat een geldig tot-datum. In je overzicht zie je statussen zoals open en verlopen. Verlopen betekent dat de kalenderdatum voorbij is; de offerte verdwijnt niet automatisch uit Moneybird.

Belangrijk voor je proces:

• Moneybird laat je de datum van een verzonden offerte niet meer aanpassen. Wil je een langere termijn communiceren, zet dat in de mail bij opnieuw versturen of maak een nieuwe offerte met een nieuwe geldig-tot-datum (offerte verzenden).
• Een offerte kan verlopen zijn in je overzicht terwijl een klant online nog kan accepteren. Jij bepaalt in je communicatie of je een verlopen voorstel nog honoreert.

De workflow regelt dus vooral standaard geldigheid en teksten, niet “mail de klant op dag 7 als er geen reactie is”. Dat regel je na verzenden apart.

Workflow versus opvolging: wat je na “Verzend offerte” nog nodig hebt

Na het versturen begint voor veel ondernemers het echte werk: wie heeft gereageerd, wie moet je nog een keer zacht aanstoten, en wanneer noem je de vervaldatum?

In Moneybird alleen betekent opvolgen grofweg:

1. Filter in het offerte-overzicht op open (en eventueel verlopen).
2. Open de offerte, kies Verzend offerte, pas de begeleidende mail aan en verstuur opnieuw.

Dat is geen slechte methode bij één open offerte. Het schaalt minder goed als je elke week hetzelfde ritme wilt voor vijf of tien voorstellen. Voor het volledige plaatje over herinneringen versus opnieuw versturen: Moneybird offerte herinnering — dit artikel herhaalt die uitleg niet.

Buiten Moneybird kun je een vast schema afspreken (agenda, spreadsheet) of een koppeling gebruiken die alleen e-mail voor open offertes regelt. FollowBird is zo’n onafhankelijke koppeling: geen Moneybird-product, geen factuur-incasso, geen CRM-pipeline.

FollowBird naast je workflow: opvolging zonder de offerte te wijzigen

FollowBird vult het gat tussen “workflow staat goed” en “klant heeft ja of nee gezegd”. Het verandert je workflow-instellingen niet en wijzigt de offerte niet in Moneybird; het leest welke offertes open of verlopen zijn en stuurt jouw herinneringstemplate.

Wat je in de praktijk instelt (en wat het product ondersteunt):

• Inloggen met je Moneybird-account, administratie kiezen, template met blokken en preview.
• Tot 3 herinneringsmomenten op dagen na verzending (standaard na 7 en 14 dagen; jij kiest dagen tussen 1 en 365).
• Dashboard met open offertes, Volgende herinneringen en Recente activiteit.
• Herinneringen stoppen bij acceptatie of afwijzing in Moneybird; bij verlopen offertes kunnen herinneringen nog lopen — de vervaldatum alleen stopt ze niet.
• Pauzeren per administratie als je tijdelijk geen mails wilt.
• 14 dagen proef, daarna € 19,00 per maand excl. btw als je abonneert.

FollowBird heeft geen knop om offertes handmatig te verversen uit Moneybird: nieuwe gegevens komen mee wanneer Moneybird de offerte bijwerkt. Plan je opvolging dus op status in Moneybird, niet op een handmatige verversing in FollowBird.

Vergelijk je bewust met alleen Moneybird? Zie offerte opvolgen in Moneybird vs. FollowBird voor een bredere vergelijking; hier ging het vooral om workflow en verloopdatum.

Een samenhangend ritme: workflow + vervaldatum + herinneringen

Geeft je workflow een offerte standaard 14 dagen geldigheid, dan zijn herinneringen op dag 21 en 28 te laat: de offerte is dan al verlopen. Stem geldigheid en herinneringsdagen op elkaar af.

Voorbeeld met meer ruimte: workflow 45 dagen geldigheid, herinneringen op dag 7, 14 en 35 — dan gebruik je de vervaldatum in mail 3 als service (“geldig tot …”), niet als dreigement. Tekstvoorbeelden: herinneringsmail offerte.

Veelgemaakte misvattingen

“Ik heb factuurherinneringen aan, dus offertes worden ook nagemaild.” Factuurherinneringen gelden alleen voor facturen. Een openstaande offerte krijgt daardoor geen automatische mail uit de factuurworkflow.

“Verlopen = FollowBird stopt.” In FollowBird kunnen herinneringen voor verlopen offertes nog lopen; ze stoppen bij acceptatie of afwijzing in Moneybird. Wil je na verlopen geen mails meer, pas je je schema aan, pauzeer je de herinneringen per administratie, of zet je de offerte in Moneybird op afgewezen.

“Ik pas de workflow aan op een open offerte en alle teksten veranderen mee.” Volgens de help verandert bij Workflow wijzigen terwijl de offerte al open staat de workflow wel, maar de teksten op die offerte niet — zodat handmatige aanpassingen in vrije tekstvelden behouden blijven. Kies daarom bij het contact de juiste workflow vanaf het begin.

“Workflow vervangt opvolgingssoftware.” Workflow is standaardisatie binnen Moneybird; geplande herinneringsmails voor open offertes zijn daar geen onderdeel van.

Checklist: workflow klaar, opvolging klaar

1. Workflow gecontroleerd: teksten, Verzending / verloop, passend bij je gemiddelde beslissingstijd.
2. Eerste offertemail helder (offerte versturen per e-mail).
3. Plan na verzenden vastgelegd: handmatig opnieuw versturen, of FollowBird met tot 3 momenten en preview getest.
4. Maandagroutine: Moneybird-overzicht plus eventueel FollowBird-dashboard voor Volgende herinneringen.
5. Bij acceptatie: offerte omzetten naar factuur in Moneybird. FollowBird stuurt alleen mails voor offertes die in Moneybird open of verlopen zijn; zodra de offerte niet meer openstaat (bijvoorbeeld geaccepteerd of gefactureerd), stoppen de herinneringen.

Samenvatting

Moneybird offerte workflow = standaardteksten en verloop via de workflow (o.a. onder Verzending), niet automatische herinneringen voor open offertes. De verloopdatum staat op het document en in je statussen; na verzenden kun je die datum niet meer in Moneybird aanpassen. Voor opvolging na verzenden gebruik je opnieuw versturen, een eigen ritme, of FollowBird voor geplande mails — zie Moneybird offerte herinnering voor het verschil met factuurherinneringen.

Probeer FollowBird 14 dagen gratis: log in met je Moneybird-account op de homepage, stel je workflow in Moneybird af en vul het gat in je opvolging met tot 3 herinneringen. Daarna € 19,00 per maand excl. btw via prijzen.