Moneybird offerte omzetten naar factuur

Hoe zet ik een Moneybird-offerte om naar een factuur? Open de geaccepteerde offerte in Moneybird en klik bovenaan op Factureer offerte. Moneybird maakt een conceptfactuur op basis van de offerte; die kun je nog aanpassen voordat je ze verstuurt. Na facturatie kun je de offerte voor je eigen overzicht op Gefactureerd zetten via Wijzig status. Dat wijzigt niets in je boekhouding — het is alleen een label in het offerte-overzicht.

In dit artikel lopen we die stappen door, leggen we uit wat er met de offertestatus gebeurt en wanneer je een offerte eerst moet accepteren in Moneybird. Tot dat akkoord blijft opvolgen belangrijk: FollowBird herinnert klanten aan open offertes en stopt zodra de offerte geaccepteerd of afgewezen is. FollowBird maakt geen factuur en zet geen offerte om — dat blijft in Moneybird.

Wanneer kun je factureren?

Je factureert wanneer jij en je klant akkoord zijn op scope en prijs. In Moneybird hoort de offerte dan de status Geaccepteerd te hebben.

Zonder geldig contact op de offerte kun je volgens Moneybird niet factureren of de status op gefactureerd zetten. Los dat eerst op (contact koppelen of offerte archiveren) voordat je verder gaat.

Offerte accepteren in Moneybird (kort)

Offerte accepteren in Moneybird kan op twee manieren, zoals Moneybird in de help beschrijft:

1. Online — je klant opent de link uit de mail, vult gegevens in en zet een digitale handtekening. De status springt dan naar Geaccepteerd. Jij en je klant krijgen een mail met de ondertekende offerte.
2. Handmatig — bij akkoord buiten Moneybird om, bijvoorbeeld telefonisch: open de offerte en kies Wijzig status > Geaccepteerd.

Online accepteren schakel je in onder Instellingen > Facturen en offertes > Workflows (algemene instellingen). Bij verzenden kies je dat de ontvanger online moet accepteren en ondertekenen.

Let op uit dezelfde help: een klant kan een offerte niet online afwijzen. Wil je afgewezen vastleggen, kies Wijzig status > Afgewezen. Een online geaccepteerde offerte kun je niet meer aanpassen; voor wijzigingen dupliceer je via Extra > Dupliceer offerte en stuur je een nieuwe versie.

Meer context over statussen en het overzicht: Moneybird offerte.

Stap voor stap: offerte omzetten naar factuur

Moneybird beschrijft het omzetten in factureren van een offerte. Zo pak je het in de praktijk aan:

1. Open het offerte-overzicht en zoek de offerte met status Geaccepteerd. Heb je mondeling akkoord en staat de offerte nog open? Zet de status dan eerst op Geaccepteerd.
2. Open de offerte en lees de regels en het totaal nog een keer. Kloppen het contact en het e-mailadres?
3. Klik bovenaan op Factureer offerte. Moneybird maakt een conceptfactuur als kopie van de offerte.
4. Controleer de conceptfactuur: regels, btw, referentie, betaaltermijn. Rechts zie je op basis van welke offerte de factuur is gemaakt.
5. Verstuur of boek de factuur zoals je normaal facturen afhandelt (workflow en huisstijl volgen je standaardinstellingen, tenzij je bij het contact iets anders hebt ingesteld).
6. Markeer de offerte als gefactureerd wanneer je dat overzicht wilt: Wijzig status > Gefactureerd. Dat is optioneel voor je administratie; het vervangt geen factuur in de boekhouding.

Wachten er meerdere offertes op een ja? Factureer elke offerte pas als die geaccepteerd is.

Deelfactuur of eindfactuur (grote opdrachten)

Bij een aanbetaling of gefaseerde betaling hoef je de offerte niet handmatig te knippen. Naast Factureer offerte staat in Moneybird het menu Meer factuuropties:

• Deelfactuur maken — je vult een percentage in; Moneybird zet regels op de factuur en voegt een regel toe voor het deel dat nu niet gefactureerd wordt. Had de offerte nog niet de status geaccepteerd, dan krijgt ze die status zodra je de deelfactuur maakt.
• Eindfactuur maken — als er al (deel)facturen zijn, berekent Moneybird het restant en toont een regel Al gefactureerd voor wat al op factuur staat.

Rechts naast de offerte zie je hoeveel al gefactureerd is (bijvoorbeeld “Gefactureerd: 2.970,00 van 9.900,00” in je eigen valuta). De melding om de offerte als Gefactureerd te markeren komt wanneer alle facturen samen het volledige offertebedrag dekken.

Wil je daarna periodiek factureren? Moneybird beschrijft dat in twee stappen: eerst Factureer offerte, daarna de conceptfactuur omzetten via Extra > Dupliceer naar periodiek.

Wat gebeurt met de offertestatus?

Na acceptatie is de offerte klaar om te factureren; na facturatie wil je in je overzicht vaak zien dat het traject af is.

Moneybird laat je de status altijd handmatig wijzigen voor je eigen overzicht; dat heeft geen boekhoudkundige gevolgen. Verwar gefactureerd niet met “betaald”: betaling en factuurherinneringen regel je via de factuurworkflow, niet via de offerte.

Vóór acceptatie: opvolgen in plaats van factureren

Zolang de status open is (of verlopen in je overzicht), is de volgende stap meestal geen factuur maar een duidelijke reactie van je klant. Handmatig kun je in Moneybird de offerte opnieuw versturen met aangepaste mailtekst — er is geen aparte offerte-herinnering zoals bij facturen. Dat staat in de help bij offerte verzenden.

Voor een vast ritme zonder elke week hetzelfde te typen kun je FollowBird naast Moneybird zetten:

• Je logt in met je Moneybird-account; FollowBird leest open offertes en stuurt e-mail met jouw template.
• Standaard staan twee herinneringsmomenten: 7 en 14 dagen na verzending (je kunt tot 3 momenten instellen, elk tussen 1 en 365 dagen).
• Herinneringen gaan uit vanaf [email protected] met jouw administratienaam als afzender.
• Zodra de offerte in Moneybird geaccepteerd of afgewezen is, stoppen de mails. Is de offerte alleen verlopen, dan gaan de mails gewoon door — handig om je klant nog één keer te vragen voordat je een nieuwe offerte stuurt.
• 14 dagen proef, daarna € 19,00 per maand excl. btw als je een abonnement neemt.

FollowBird maakt geen factuur, klikt niet op Factureer offerte en wijzigt geen regels in Moneybird. Na acceptatie factureer jij zoals in de stappen hierboven; FollowBird is alleen relevant vóór dat moment.

Inspiratie voor mailtekst: opvolgmail offerte voorbeeld. Bij stilte: offerte geen reactie. Meer over herinneringen versus opnieuw versturen: Moneybird offerte herinnering.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Factureren terwijl de offerte nog open staat. Controleer de status. Bij mondeling akkoord: eerst Geaccepteerd, dan factureren.

Denken dat gefactureerd hetzelfde is als betaald. De factuur heeft een eigen betaalstatus; stel factuurherinneringen in via de factuurworkflow als dat nodig is.

Een verzonden offerte “verlengen” door de datum te wijzigen. Moneybird laat je de offertedatum van een verzonden offerte niet meer aanpassen. Zet in een nieuwe mail tot wanneer je het voorstel aanhoudt, of maak een nieuwe offerte — zie geldigheidsduur offerte.

Een geaccepteerde offerte inhoudelijk wijzigen. Dat kan niet na online acceptatie. Dupliceer, pas aan, verstuur opnieuw voor akkoord.

Herinneringen blijven sturen na digitale handtekening. Dat hoort niet te gebeuren: zodra de offerte in Moneybird geaccepteerd is, stuurt FollowBird geen herinneringen meer. Gaat er toch nog een herinnering uit, controleer dan of de status in Moneybird echt op Geaccepteerd staat.

Checklist: van offerte naar betaalde factuur

1. Offerte verstuurd met duidelijke geldigheid en acceptatie-link waar nodig.
2. Open offertes opvolgen (handmatig, of met FollowBird tot 3 mails).
3. Status Geaccepteerd (online of handmatig).
4. Factureer offerte → conceptfactuur controleren → factuur versturen.
5. Offerte op Gefactureerd zetten als je overzicht dat vraagt.
6. Betaling volgen via factuuroverzicht, niet via de offerte.

Twijfelt je klant nog over prijs of scope? Offerte bindend geeft algemene achtergrond (geen juridisch advies). Liever bellen dan mailen? Offerte nabellen helpt met timing.

Samenvatting

Moneybird offerte omzetten naar factuur doe je op een geaccepteerde offerte met Factureer offerte, daarna de conceptfactuur controleren en versturen. Markeer de offerte desgewenst als Gefactureerd voor je eigen overzicht. Vóór acceptatie volg je op — handmatig of met FollowBird, dat herinnert aan open offertes en stopt bij ja of nee, zonder zelf te factureren.

Probeer FollowBird 14 dagen gratis: log op de homepage in met je Moneybird-account en stel tot 3 herinneringen in (standaard na 7 en 14 dagen). Daarna € 19,00 per maand excl. btw via prijzen.