Offerte verlopen: wat nu? (verlengen, opnieuw sturen)

Als je offerte verlopen is, staat hij in Moneybird op verlopen, terwijl jij nog wilt weten: gaat dit door of niet? Wat doe ik als een offerte verlopen is? Eerst check je of de klant het voorstel nog wil. Daarna verstuur je de offerte opnieuw in Moneybird met een nieuwe termijn in de mail, of je maakt een nieuwe offerte met actuele prijs en datum. Is een verlopen offerte nog geldig? Niet automatisch: na de geldigheidsdatum die je op de offerte hebt gezet, is het oorspronkelijke aanbod in principe voorbij. Een laat akkoord behandel je bewust — bevestig schriftelijk dat je het nog honoreert, of stuur een nieuwe offerte. Hoe lang je geldigheid instelt, lees je in geldigheidsduur offerte; dit artikel gaat over de stappen ná die datum.

Algemene informatie, geen juridisch advies.

Herkennen: is de geldig-tot-datum voorbij?

In Moneybird zie je in het offerte-overzicht wanneer de geldig tot-datum is gepasseerd. De offerte verdwijnt niet; hij blijft gewoon in je administratie staan. Je klant houdt die datum meestal niet zelf bij en merkt vaak pas dat die voorbij is als hij de offerte opnieuw opent. Daarom is een korte mail of een telefoontje rond de vervaldatum vaak service, geen “pushen”.

Stap 1: check of de klant het nog wil

Voordat je de datum verschuift of opnieuw verstuurt, wil je weten of er nog interesse is. Soms is de offerte verlopen omdat interne goedkeuring traag was; soms omdat het project is verschoven; soms omdat de klant het vergeten is.

Stuur een korte, concrete mail. Noem hetzelfde offertenummer en vermeld zakelijk dat de datum is verstreken:

Onderwerp: Offerte [nummer] — nog actueel?

Hoi [naam],

Offerte [nummer] (€ [bedrag]) was geldig tot [datum] en staat nu als verlopen in mijn administratie. Wil je deze offerte nog laten doorgaan op dezelfde scope, of ligt het project (voorlopig) stil?

Als je nog wilt starten, stuur ik graag een bijgewerkte offerte met een nieuwe geldigheidsdatum. Een korte reactie — ja, nee, of later — helpt mij met de planning.

Groet, [naam]

Meer varianten vind je in opvolgmail offerte voorbeeld. Liever bellen? Offerte nabellen beschrijft wanneer dat past.

Stap 2: verlengen of opnieuw versturen in Moneybird

Moneybird heeft geen aparte knop “verleng geldigheid”, en de offertedatum van een verzonden offerte kun je volgens Moneybird niet meer aanpassen. In de offerte-workflow stel je onder Verzending in wanneer een offerte verloopt. Is de datum al voorbij, dan kun je het zo aanpakken:

1. Offerte opnieuw versturen met aangepaste mailtekst — Moneybird beschrijft dit in de help bij offerte verzenden. De offerte zelf houdt dan zijn oude datum; zet daarom in de mail tot wanneer je het voorstel nu aanhoudt.
2. Nieuwe offerte met dezelfde of aangepaste regels en een nieuwe geldig tot-datum, als prijzen of planning zijn verschoven.
3. Intern afsluiten als de klant niet meer reageert na de laatste stap uit je opvolgschema.

Wijzig je de workflow ná het aanmaken, dan verandert volgens Moneybird alleen de workflow, niet de teksten op de offerte. Zo raak je handmatige aanpassingen niet kwijt. Kies daarom bij een nieuwe ronde bewust: dezelfde offerte opnieuw versturen, of een nieuwe offerte met actuele cijfers.

Stap 3: nieuwe prijs of planning — opnieuw offreren

Verlopen betekent niet dat de relatie kapot is. Het betekent dat het aanbod dat op papier stond niet meer past bij “vandaag”. Materiaal, uurtarief of je agenda kunnen in de tussentijd zijn verschoven.

• Is alleen de datum het probleem? Dan kan opnieuw versturen volstaan, met in de mail de nieuwe termijn, mits prijs en scope hetzelfde blijven. Wil je ook een nieuwe datum op de offerte zelf, maak dan een nieuwe offerte.
• Is inhoud of prijs veranderd? Maak een nieuwe offerte en verwijs in de mail naar het oude nummer: “Vervanging van offerte [oud], geldig tot [nieuwe datum].”
• Blijft het lang onduidelijk? Gebruik een vast opvolgschema, zodat je niet eindeloos de datum verschuift zonder reactie van de klant.

Juridisch kader (algemeen, geen advies)

Nederlands contractenrecht kijkt naar aanbod en aanvaarding. Artikel 6:217 lid 1 BW zegt dat een overeenkomst tot stand komt door een aanbod en de aanvaarding daarvan. Je offerte is in veel gevallen dat aanbod.

Geldigheidsdatum op de offerte. Artikel 6:219 lid 1 BW regelt dat een aanbod in principe kan worden herroepen, tenzij het een termijn voor aanvaarding inhoudt. Een offerte met een duidelijke “geldig tot”-datum kun je in die periode niet zomaar intrekken alsof er geen deadline was.

Offerte zonder datum. Artikel 6:221 lid 1 BW zegt dat een schriftelijk aanbod vervalt als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard (een mondeling aanbod: als het niet direct wordt aanvaard). Dat speelt vooral bij offertes zonder datum. Voor offertes met een vervaldatum volgt het einde van het aanbod uit die datum op de offerte zelf.

Laat akkoord na de datum. Artikel 6:223 BW regelt wat er gebeurt bij een te late aanvaarding. Lid 1: je kunt een te late aanvaarding alsnog als tijdig laten gelden, als je dat onverwijld aan de wederpartij mededeelt. Lid 2: als de aanvaarding te laat is maar jij begrijpt of behoort te begrijpen dat dat voor de ander niet duidelijk was, geldt die aanvaarding als tijdig — tenzij je onverwijld laat weten dat je het aanbod als vervallen beschouwt.

Praktisch na verlopen: krijg je “akkoord” terwijl de datum voorbij is, reageer snel en schriftelijk. Wil je de oude prijs en scope nog aanhouden? Bevestig dat dan expliciet. Niet meer? Meld dat de offerte is verlopen en stuur een nieuwe offerte. Bij een afwijkende aanvaarding kan artikel 6:225 lid 1 BW meespelen: een aanvaarding die afwijkt van het aanbod geldt als een nieuw aanbod en als verwerping van het oorspronkelijke. Wijkt het antwoord alleen op ondergeschikte punten af, dan geldt volgens lid 2 een uitzondering. Meer over hoe bindend een offerte is, vóór en na akkoord: is een offerte bindend.

Algemene informatie, geen juridisch advies. Bij twijfel: laat je voorwaarden nakijken door een jurist.

Voorkomen dat een offerte stilletjes verloopt

Verlopen is vaak voorspelbaar: de datum stond op de offerte. Problemen ontstaan als niemand die datum benoemt vóór het te laat is.

1. Stem je opvolging af op de vervaldatum — laat je laatste geplande herinnering vóór de geldig-tot-datum vallen en noem die datum in je mails. Hoe je een passende termijn kiest, staat in geldigheidsduur offerte; een opvolgschema vind je in offerte opvolgen.
2. Automatiseer de opvolging zolang de offerte openstaat — Moneybird kan geen aparte herinnering voor een offerte sturen; zie Moneybird offerte herinnering.

FollowBird: opvolgen rond de vervaldatum, geen vervanging van een nieuwe offerte

FollowBird verstuurt automatisch e-mailherinneringen voor offertes die in Moneybird nog open of verlopen zijn: je stelt tot 3 herinneringsmomenten in, elk een vast aantal dagen na verzending (standaard staan er twee: na 7 en na 14 dagen). Herinneringen stoppen zodra de offerte in Moneybird is geaccepteerd of afgewezen; alleen het verstrijken van de geldig-tot-datum stopt ze niet. In het overzicht zie je Volgende herinneringen, Recente activiteit en je open en te late offertes. Handig om vóór de vervaldatum nog een mail te laten uitgaan, maar geen vervanging voor een nieuwe offerte of een schriftelijke verlenging.

FollowBird volgt de Moneybird-status; het bepaalt niet of een klant een verlopen offerte juridisch nog mag accepteren. Na verlopen kies jij: nieuwe offerte, opnieuw versturen, of afsluiten — FollowBird helpt vooral bij het opvolgen daarvóór.

Probeer FollowBird 14 dagen gratis: log in met je Moneybird-account, stel je mailtekst en herinneringsdagen in, en houd open offertes in beeld. Start je proefperiode — daarna € 19,00 per maand excl. btw via prijzen.

Samenvatting

Offerte verlopen is een administratief en commercieel moment: check of de klant nog wil, verstuur de offerte opnieuw met een nieuwe termijn in de mail, of maak een nieuwe offerte als de kosten zijn veranderd. Juridisch is een verlopen aanbod niet vanzelf “nog geldig”; bij laat akkoord reageer je snel en schriftelijk. Voorkom verrassingen door vóór de datum op te volgen — en koppel een verlenging altijd aan een duidelijke scope en planning.